Wymiana i przechowywanie dokumentów elektronicznych bardzo często wymaga wiarygodnego potwierdzenia, iż dokument istniał w danym momencie. W przypadku dokumentu w postaci papierowej wystarczy wpisanie daty na dokumencie, bądź jego notarialne poświadczenie. Data wskazana na dokumencie elektronicznym nie zawsze pozwala na pewne potwierdzenie faktycznego momentu jego istnienia. Rozwiązaniem jest zastosowanie znaczników czasu.
Znakowanie czasem dokumentów elektronicznych polega na wygenerowaniu, przy użyciu metod kryptograficznych, przez KIR S.A., elektronicznego potwierdzenia wiążącego dany dokument z datą. KIR S.A. swoim autorytetem gwarantuje, że czas wskazany w znaczniku czasu jest czasem pochodzącym z wiarygodnego źródła. Ponadto potwierdza on, że dokument istniał w momencie wskazanym w znaczniku czasu.
Zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym znakowanie czasem dokumentów elektronicznych przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne w zakresie znakowania czasem (KIR S.A.) wywołuje skutki prawne daty pewnej w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.
W praktyce, aby uzyskać znacznik czasu z KIR S.A. należy posłużyć się aplikacją SZAFIR, która pozwala na automatyczne uzyskiwanie znaczników czasu dla podpisu elektronicznego pod danym dokumentem. Wcześniej należy podpisać z KIR S.A. właściwą umowę sankcjonującą korzystanie z tej usługi.
Każdy podpis elektroniczny może być oznakowany czasem zarówno w momencie jego tworzenia, jak i weryfikacji.